ERP-Modernisierung: Von der Legacy-Software zur skalierbaren Echtzeit-Plattform

Mit einer modernen Open-Source-Plattform, Echtzeitdaten und automatisierten Prozessen transformierte ein international tätiger Edelmetallhändler gemeinsam mit der TIMETOACT GROUP Österreich ihre ERP-Landschaft – länderübergreifend und in nur eineinhalb Jahren.

Im Edelmetallhandel ist kein Platz für Unsicherheit. Ob im stationären Filialgeschäft oder beim digitalen Ankauf: Jede Transaktion muss zeitnah, transparent, gesetzeskonform und steuerlich korrekt über Ländergrenzen hinweg abgewickelt werden.

Unser Kunde, einer der führenden Edelmetallhändler im deutschsprachigen Raum, kennt diese Branchenherausforderungen aus erster Hand: Verschärfte Compliance-Vorgaben, länderspezifische Steuerregelungen und sensible Abläufe wie die Lagerbewertung verlangen nach IT-Systemen, die den Geschäftsbetrieb aktiv absichern.

Doch mit einer veralteten, dezentralen ERP-Landschaft stieß das Unternehmen an strukturelle Grenzen. Aus strategischer Sicht musste deshalb die Legacy-Software durch eine homogene, zukunftsfähige Plattform ersetzt werden.

Einheitliche Datenhaltung, Compliance-Sicherheit und Skalierbarkeit

Das Ziel war ambitioniert: Der Kunde wollte ein zentrales, webbasiertes ERP-System aufbauen, das drei Ländergesellschaften in Österreich, Deutschland und der Schweiz verbindet, Prozesse harmonisiert und regulatorische wie steuerliche Anforderungen abbildet.

Konkret sollte das neue System:

  • eine einheitliche Datenhaltung sicherstellen,
  • Echtzeitinformationen für Business-Entscheidungen liefern,
  • komplexe Prozesse wie Lagerbewertung inkl. Risikoabsicherung integrieren,
  • Fiskalisierungs-Signatur-Tools für alle Filialkassen (PoS) einbinden,
  • die Skalierung neuer Standorte ermöglichen und
  • auf einer Open-Source-Plattform basieren – flexibel, transparent und unabhängig.

Die Lösung sollte nicht nur IT-seitig überzeugen, sondern auch das Fundament für den Aufbau einer internen Digital Unit bilden.

Agil, methodisch fundiert und technologisch skalierbar in die Umsetzung

Gemeinsam entwickelten wir die Plattform auf Basis der Odoo Community Edition. Betrieben wird sie in einem Kubernetes-Cluster in der Google Cloud Platform. Das Projekt folgte einer agilen Methodik mit enger Einbindung der Fachbereiche Einkauf, Verkauf, Trading, Buchhaltung, Compliance, Depotverwaltung und Kassenlogik: In User-Workshops definierte das Projektteam Subdomänen, erhob Anforderungen und setzte diese iterativ um.

Die Rolle von TIMETOACT umfasste

  • Technische Gesamtprojektleitung und Architektur
  • Risiko-Nutzen-Analyse Hosting (Cloud vs. On-Prem)
  • Umsetzung von DevOps-Prozessen, QA und Monitoring
  • Migration aller Altdaten aus Legacy-Systemen
  • Integration des Webshops und Filialanbindung (Point of Sale)
Besonders anspruchsvoll war die Abbildung steuerlicher Sonderfälle, länderspezifischer Compliance-Regeln und interner Bewertungslogiken in den Fachbereichen Einlagerung, Veredelung und Verkauf.

Klar im Prozess, stark im Verständnis

1. Analyse

Analyse der Datenstruktur des bestehenden ERPs

2. Mapping

Analyse der Prozesse und Mapping zum neuen ERP (Workshops)

3. Umsetzung

Implementierung und Anpassungen im neuen ERP

4. Migration

Migration der Daten

5. Abnahme

Akzeptanztests der User für das neue ERP System

Die erfolgreiche ERP-Neuausrichtung basierte auf einer etablierten, vertrauensvollen Zusammenarbeit: Nach gemeinsamen Projekten wie dem Aufbau des Webshops und der Digital Unit agierte die TIMETOACT GROUP Österreich bei dieser Transformation nicht nur als Implementierungspartner, sondern als strategischer und methodischer Taktgeber.

Diese tiefe Kenntnis der DNA des Kunden und der spezifischen Geschäftsprozesse ermöglichte es, komplexe Branchenlogiken präzise und ohne Reibungsverluste in die neue Systemarchitektur zu übersetzen. 

Dazu gehören unter anderem die Lagerbewertung inklusive Risikoabsicherung (Hedgeing) und regulatorisch anspruchsvolle Compliance-Vorgaben. TIMETOACT begleitete die Projektbeteiligten dabei souverän durch alle Phasen der Anforderungsanalyse und sicherte so die nahtlose Verbindung von Prozesslogik und technologischer Umsetzung.

Eine zentrale Plattform – live in drei Ländern, bereit für mehr

Nach nur 1,5 Jahren Projektlaufzeit war das neue ERP-System in Österreich, Deutschland und der Schweiz erfolgreich eingeführt.

Es bildet heute die digitale Schaltzentrale für philoro – mit:

  • zentraler Datenhaltung über alle Standorte,
  • Echtzeit-Auswertungen für operatives und strategisches Management,
  • automatisierten Prozessen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg,
  • vollständiger Fiskalisierung an allen PoS und
  • einer Architektur, die Wachstum unterstützt.

Der Rollout in Liechtenstein ist vorbereitet, ebenso die Integration der hauseigenen Scheideanstalt. Auch eine Digital Unit ist inzwischen aufgebaut und wird von TIMETOACT methodisch begleitet.

Fazit: ERP-Transformation mit Substanz und Skalierung in 1,5 Jahren

Was viele für unmöglich hielten, haben mir mit unserem Kunden in nur 1,5 Jahren umgesetzt: die vollständige Ablösung einer gewachsenen ERP-Landschaft, die Migration aller Daten und den Aufbau einer skalierbaren Cloud-Plattform.

Die ERP-Plattform ist heute nicht nur das Rückgrat des Tagesgeschäfts, sondern die technologische Basis für eine digital anschlussfähige Zukunft – im Edelmetallhandel und darüber hinaus.

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