MAIN adaptiert automatisierte Rechnungseingangslösung

Um Zeit und Kosten bei der Rechnungsverarbeitung zu ersparen, setzt main auf eine umfassende Rechnungseingangslösung von TIMETOACT.

Main technische dienstleistung gmbh spezialisiert sich auf Gebäudetechnik mit Standorten in ganz Österreich und betreut Anlagen der Haustechnik, wie etwa Heizungstechnik, Belüftungsanlagen, Kühlungsgeräte oder Sanitäreinrichtungen. Um Zeit und Kosten bei der Rechnungsverarbeitung zu ersparen, setzt main auf eine umfassende Rechnungseingangslösung von TIMETOACT.

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Nach der Digitalisierung der Papierrechnungen werden die erzeugten Daten mit den vorhandenen elektronischen Rechnungen zusammengeführt und im Folgenden gemeinsam verarbeitet. Die Stamm- und Bewegungsdaten werden mittels OCR-Software aus den Rechnungen ausgelesen und extrahiert. Stammdaten sind etwa Firmennamen, Anschriften, Bankdaten und ähnliches, bei Bewegungsdaten handelt es sich um Rechnungspositionen. Diese Informationen werden mehrmals täglich mittels Secure FTP an die TIMETOACT übertragen. Dort findet dann eine Schlagwort-Erfassung der Rechnungen und eine detailliertere Erfassung von spezifischen Rechnungsmerkmalen statt, wie es etwa das Umsatzsteuergesetz erfordert.

Die erfassten Daten werden mit vorhandenen Datenbanken abgeglichen, um höchste Korrektheit und Konsistenz zu gewährleisten. Der Abgleich der Informationen hilft dabei, die Rechnungen in verschiedene Rechnungs-kategorien einzuteilen und anhand dieser im Unternehmen weiterzuleiten. Bei der Kontierung können Plausibilitätsprüfungen eingebaut werden, sodass etwa für bestimmte Rechnungskategorien nur entsprechende Konten ausgewählt werden können, oder bestimmte Kombinationen von Kostenstellen und Konten ausgeschlossen werden.

Die erfassten und kontrollierten Daten werden im letzten Schritt zurück an die main übermittelt, wo die Rechnungsdaten in weiterer Folge in vorhandene Systeme - etwa Basware Invoice Processing oder existierende ERP-Systeme - eingespeist werden. Die zentrale und digitale Rechnungshaltung hat den Vorteil, dass der Status einer Rechnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt feststellbar ist und dass jederzeit auf die Informationen der Rechnung zugegriffen werden kann. Es werden ebenfalls automatisch SEPA-Zahlungsfiles erstellt, um die Ausbuchung zu vereinfachen.

Der Basware Master Client hilft den Sachbearbeitern, den Rechnungslauf zu kontrollieren und den Überblick über den Bearbeitungsstatus der Rechnungen zu behalten. Die eingescannten Rechnungen werden nach erfolgtem Bestellabgleich in der Basware Masteranwendung angezeigt. Master-anwender korrigieren und vervollständigen die Kontierung und leiten - falls notwendig - die Rechnung an andere Mitarbeiter weiter. Bei Bedarf kann die Weiterleitung auch automatisiert werden.

Zur Kontierung und Genehmigung von Rechnungen wird der Basware Web Client (ThinClient) eingesetzt. Es handelt sich um eine browserbasierte Anwendung, die keine Software Installation auf der Arbeitsstation eines Benutzers erfordert. Im ThinClient werden die dem jeweiligen Mitarbeiter zugewiesenen, unbearbeiteten Rechnungen übersichtlich dargestellt und es wird dem Bearbeiter ermöglicht, beliebige Rechnungen direkt auszuwählen und zu bearbeiten sowie anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuzuord-nen. Eine ausgewählte Rechnung wird während der Bearbeitung gesperrt, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Der Bearbeiter wird durch eine E-Mail vom Rechnungseingang benachrichtigt, ebenso erhält er Erinnerungen vor Ablauf der Skontofrist und bei Fälligkeit einer Rechnung. Für häufige Kontierungen können beliebige Vorlagen definiert werden.

Der Basware Monitor Client wird zur Analyse und Berichterstellung verwendet. Es ist ein Management-Tool, mit dem mühelos etwa der Cashflow, Skonti oder das Rechnungsaufkommen kontrolliert werden kann. Er ist ein nützliches Instrument für Mitarbeiter der Buchhaltung und im Finanzwesen.

Mittels einer Smartphone-App (Basware Mobile Client) können die Mitarbeiter der main auch von unterwegs die Rechnungen ansehen und bearbeiten. Der Genehmigungsprozess ist damit leicht kontrollierbar und kann jederzeit an neue Anforderungen angepasst werden. Im Zuge des Projektes hat TIMETOACT eng mit den Mitarbeitern der main zusammengearbeitet und auf die spezifischen Bedürfnisse der Fachmitarbeiter geachtet. So wurde etwa auf besonderen Wunsch ein System eingeführt, mit dem das Erfassungspersonal auf falsche Bankdaten hinweisen kann, was es den Mitarbeitern der main ermöglicht, diese bei Auftreten zu korrigieren und eventuelle Fehler schnellstmöglich zu beheben.

Dank der neuen Lösung konnten überflüssige Aufgaben eliminiert werden und die Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden. Die Fehlerhäufigkeit wurde dramatisch gesenkt sowie die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung erheblich verkürzt.

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Atlassian Roundtable: Aufstieg in die Atlassian Cloud!

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Verwaltung sensibler Daten durch digitale Personalakten

TIMETOACT ermöglicht die digitale Verwaltung von ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten für die Pfalzwerke. Das Verwalten und Bearbeiten sensibler Personaldaten ist nun sicher, mit weniger Aufwand verbunden und von überall aus möglich.

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Automation legt Grundstein für reibungslosen Archivwechsel

Die ECM-Experten der TIMETOACT GROUP haben für Rottendorf Pharma GmbH dafür alle Dateianhänge aus dem IBM Archiv wieder an die zugehörigen E-Mails im Mailingsystem angehangen. Dies erfolgte mit dem eigens entwickelten Notes-Tool „ArchiveUsers“ automatisiert und mit geringem manuellem Aufwand.

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Heras: Microsoft Kosteneinsparung trotz Preiserhöhung

Um Kosten für Microsoft Azure und Microsoft 365 zu sparen, entschied sich Heras für den TIMETOACT Kostenoptimierungsansatz für Microsoft.

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Digitalisierte Prozesse steigern Effizienz

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HOCHBAHN Managed Services

Eine performante und transparente IT bildet die Basis dazu, schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können. Die IT-Spezialisten der TIMETOACT GROUP übernehmen die Managed Services für die gesamte IBM WebSphere Plattform der Hamburger Hochbahn AG (HOCHBAHN).

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Dresscode und eBagTag - Schutzkleidung maßgeschneidert

Die Bayer AG kommuniziert mit ihren Kunden im Bereich Crop Science über von der TIMETOACT GROUP entwickelte Online-Portale.

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FinOps Consulting

Wir beraten Sie sowohl kommerziell als auch technisch, wie Sie Transparenz über Ihre Cloud Kosten erhalten und wie Sie diese nachhaltig senken.

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FinOps – Was ist das?

Laut der FinOps Foundation handelt es sich bei FinOps um eine Disziplin des Cloud Kostenmanagements und eine kulturelle Praxis, um maximalen Nutzen aus den anfallenden Cloud-Kosten zu ziehen – unter Kombination von Finanz-, Tech- und Businessexperten.

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FinOps Microsoft – Microsoft Cloud Kostenoptimierung

TIMETOACT bietet sowohl Lizenzmanagement- und Complianceberatung im Bereich Microsoft, als auch technische Beratung (z. B. zur Nutzung von Azure Services) an.

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Managed Service Support für Stabilität zentraler Plattform

Um Qualität, Verfügbarkeit und Performance der Plattform jederzeit sicherzustellen, steht TIMETOACT der N-ERGIE als Managed Service Partner zur Seite.

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Managed Service Support für optimales Lizenzmanagement

Zur Sicherstellung der Software Compliance unterstützt TIMETOACT die FUNKE Mediengruppe im Rahmen eines SAM Managed Services für Microsoft, Adobe, Oracle und IBM.

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Gut gespurt zum Mobilitätsbroker

Die Entwicklung ihrer neuen Mobilitätsplattform „Switchh“ steuert die Hamburger Hochbahn AG über das Atlassian Projektmanagementtool Jira – eingeführt, administriert und gehostet von der TIMETOACT GROUP.

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Anwendungsmöglichkeiten

Lernen Sie Möglichkeiten kennen, die Atlassian Produkte in Ihren Unternehmensalltag zu integrieren und Ihre Prozesse so effizienter zu gestalten.

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Bamboo, Bitbucket, Sourcetree

Continuous Integration und eine Continuous Delivery Pipeline mit Bamboo, Bitbucket und Sourcetree. Wir können Sie mit unserer jahrelangen Erfahrung als Anwender sowie als Solution Partner von Atlassian Produkten in vielen Bereichen helfen.

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Incident Kommunikationsmanagement

Statuspage ermöglicht, den Status einzelner systemrelevanter Komponenten im Überblick zu behalten sowie eine Historie vergangener Incidents. Unsere selbstgeschaffene Lösung ermöglicht Ihnen zudem, verschiedene Monitoring Tools anzuschließen und diese in bestimmten Zyklen abzufragen. Der Komponentenausfall erzeugt automatisch eine E-Mail an Ihr Ticketsystem.

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IBM Cloud Pak for Data Accelerator

Zum schnellen Einstieg in bestimmte Use Cases, konkret für bestimmte Geschäftsbereiche oder Branchen, bietet IBM auf Basis der Lösung „Cloud Pak for Data“ sogenannte Akzeleratoren, die als Vorlage für die Projektentwicklung dienen, und dadurch die Umsetzung dieser Use Cases deutlich beschleunigen können. Die Plattform selbst bringt alle notwendigen Funktionen für alle Arten von Analyticsprojekten mit, die Akzeleratoren den entsprechenden Inhalt.

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Individuelle & professionelle Beratung für Ihre Datenbanken

Flexible, sichere und schnell arbeitende Datenbanksysteme bilden als zentraler Bestandteil der Unternehmenssoftware die stabile Grundlage Ihrer täglichen Arbeit. Profitieren Sie jetzt von unserer ganzheitlichen Datenbank-Beratung!

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Confluence von Atlassian

Aufgaben erstellen, organisieren und gemeinsam daran arbeiten – alles an einem einzigen Ort. Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams und Organisationen, in dem Sie Ihre Dokumentation hinterlegen sowie Wissen gemeinsam entwickeln und mit anderen teilen können. Dynamische Seiten bieten Ihrem Team einen Ort zum Erstellen, Erfassen und Zusammenarbeiten rund um Projekte oder zur Ideenentwicklung.

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Jira Service Management von Atlassian

Ermöglichen Sie Developern, Operatorn sowie weiteren Teams verschiedener Abteilungen die Zusammenarbeit und verbessern Sie deren Reaktionsgeschwindigkeit im Service Management. Reagieren Sie so schnell auf Vorfälle, Anfragen sowie Änderungen und bieten Sie Ihren Kunden ein optimiertes Serviceerlebnis.

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Flexibel mit der Atlassian Cloud

Atlassian Cloud gibt auch kleinen Teams die Möglichkeit, die Produktwelt von Atlassian zu nutzen. Es ermöglicht Ihnen eine flexible Anpassung der Userzahlen. Weiterhin können Sie bei Cloud Produkten aus drei kostenpflichtigen Varianten wählen. So passen Sie Ihr Atlassian Produkt immer Ihren individuellen Anforderungen an. Die mehrfach zertifizierten Atlassian Cloud Lösungen werden bei Amazon Web Services Inc. gehostet.

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Mit IBM FileNet zum modernen Dokumentenarchiv

Ein kompetenter Kundensupport ist einer der wichtigsten KPIs für Mobilanbieter. In dieser schnelllebigen Branche ist es eine Herausforderung, alle für einen Bestandsvertrag relevanten Dokumente schnell am Schirm zu haben, von AGBs über Zahlungsinformationen zu Vertragsanpassungen. TIMETOACT unterstützt einen frührenden Telekommunikationsanbieter bei der Archivmigration und Anbindung von modernen Applikationen an IBM FileNet P8 für das Handling von Millionen von Dokumenten.

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Atlassian Roundtable: Level Up your Service Management!

In unserem Roundtable haben wir dieses Mal Speaker von yasson dabei: Gemeinsam wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie Microsoft O365 in Ihr Service Management integrieren und es so auf das nächste Level bringen. Microsoft 365 for Jira erlaubt Ihnen die verschiedensten Anwendungen wie Outlook, Microsoft Teams und viele weitere Anwendungen in Jira Software und Jira Service Management nahtlos zu integrieren.

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CIAM als wertvolle Unterstützung im digitalen Vertrieb

Die eigenen Angebote müssen für Kunden und Interessenten einfach zugänglich sein, was schon bei der Registrierung des Kunden oder des Partners beginnt. Wie kann deren Identitätsverwaltung vereinfacht und sicher gestaltet werden? Welche sicheren Möglichkeiten der Verwaltung und Nutzung bieten sich?

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JobRouter ist auf die digitale Unternehmenstransformation spezialisiert. Als Hersteller einer Digitalisierungsplattform unterstützt es Kunden aller Unternehmensgrößen. So ermöglicht es JobRouter, Workflows zu optimieren, Daten und Dokumente effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu digitalisieren.