Rechnungsverarbeitung in der Cloud: smartFIX INVOICE in 3 Monaten migriert – ohne Ausfallzeit

Wie die TIMETOACT GROUP Österreich die Belegverarbeitung langjähriger Kunden von OnPrem in die Cloud von Insiders Technologies gebracht und den Weg für LLM-gestützte Datenerkennung geebnet hat

Jahrelanger Betrieb, ein reibungsloser Umzug, null Ausfallzeit: TIMETOACT hat die smartFIX INVOICE-Umgebung langjähriger Kunden von einer OnPrem-Installation in die Cloud-Lösung von Insiders Technologies migriert – inklusive Schulung der Endanwender und ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Die Kunden gewinnen dadurch nicht nur mehr Flexibilität bei der Verifizierung ihrer Rechnungsdaten, sondern auch die Basis, um künftig LLM-gestützte Texterkennung für kundenspezifische Datenfelder wie Artikelnummern, Ursprungsländer oder Rabatte einzusetzen.

Für uns war wichtig, dass der Umstieg im laufenden Betrieb funktioniert. Genau das ist gelungen – und wir sind damit gut für die nächsten Schritte aufgestellt.

Benjamin K. Finanzdirektor

Ausgangssituation: ein stabiles System an der Grenze seiner Möglichkeiten

Für zahlreiche Kunden betreibt TIMETOACT seit vielen Jahren ein Service zur automatisierten Erfassung von Metadaten aus Eingangsrechnungen, Bestellbestätigungen und Lieferscheinen. Grundlage dafür war eine OnPrem-Installation von smartFIX INVOICE, der Belegverarbeitungslösung von Insiders Technologies. 

Das System lief stabil und zuverlässig – doch die technologische Entwicklung stand nicht still: Neue Möglichkeiten durch Large Language Models (LLMs) versprachen eine deutlich präzisere und flexiblere Auslesung von Dokumentdaten, insbesondere bei komplexen, kundenspezifischen Feldern.

Um diese neuen Technologien nutzen zu können, war ein Schritt notwendig, der über ein reines Software-Update hinausging: der Wechsel von der bestehenden OnPrem-Architektur in die Cloud-Umgebung von Insiders.

Die Herausforderung

Eine Migration in die Cloud bedeutet für gewachsene, kundenspezifisch konfigurierte Mandanten immer ein gewisses Risiko: Bestehende Konfigurationen, Verarbeitungslogiken und Schnittstellen müssen unangetastet in eine neue Umgebung übertragen werden – und das bei laufendem Geschäftsbetrieb, ohne dass Kunden ihre tägliche Rechnungsverarbeitung unterbrechen müssen. 

Gleichzeitig sollte die Migration einen echten Mehrwert bringen: Die Cloud-Lösung von Insiders ermöglicht es Kunden erstmals, die Verifizierung der ausgelesenen Daten direkt in-house über einen Web Client durchzuführen – ein deutlicher Zugewinn an Flexibilität und Kontrolle gegenüber der bisherigen OnPrem-Lösung.

TIMETOACT liefert die Antwort

Die Lösung: smartFIX-Know-how trifft Herstellerexpertise

TIMETOACT übernahm die Planung und Durchführung der Migration in enger Abstimmung mit Insiders Technologies, die das initiale Setup der Cloud-Umgebung unterstützten. Durch das langjährige, tiefe Know-how von TIMETOACT im Umgang mit smartFIX konnten die bestehenden Mandantenkonfigurationen zielsicher und ohne Reibungsverluste in die neue Cloud-Umgebung überführt werden.

 

Zentraler Erfolgsfaktor: Enge Zusammenarbeit zwischen TIMETOACT und dem Hersteller

Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei die enge Zusammenarbeit zwischen TIMETOACT und dem Hersteller: Technisches Detailwissen auf beiden Seiten sorgte dafür, dass Besonderheiten der bestehenden Konfigurationen korrekt berücksichtigt wurden. Parallel zur technischen Migration schulte TAT die Endanwenderinnen und Endanwender der Kunden im Umgang mit dem neuen Web Client, sodass der Übergang auch auf Anwenderseite reibungslos gelang.

Unser tiefes Know-how bezüglich smartFIX und die Zusammenarbeit mit dem Hersteller Insiders waren entscheidend für den Erfolg des Migrationsprojekts. Die nächsten Schritte, wie die Implementierung von LLMs für die Verbesserung der „Green Fields“ – speziell der kundenspezifischen Felder wie Artikelnummern, Ursprungsländer oder Rabatte –können nun in Angriff genommen werden.”

Aljoscha Schulz Senior Information Technology Consultant TIMETOACT GROUP Österreich

Das Ergebnis: in drei Monaten in der Cloud – ohne Ausfall

Das gesamte Migrationsprojekt – von der technischen Umsetzung bis zur Schulung der Endanwender – nahm rund drei Monate in Anspruch. Bemerkenswert: Das Service konnte durchgehend ohne Ausfälle an die neue Umgebung übergeben werden. Die Kunden profitieren nun von:

  • einer modernen, cloudbasierten Infrastruktur als Basis für künftige Innovationen

  • der Möglichkeit, die Datenverifizierung eigenständig in-house über einen Web Client durchzuführen

  • einem nahtlosen Übergang ohne Unterbrechung der laufenden Belegverarbeitung

Ausblick: LLMs für die Green Fields

Mit der erfolgreichen Migration in die Cloud ist die technologische Grundlage gelegt, um smartFIX INVOICE künftig um LLM-gestützte Funktionen zu erweitern. Im Fokus steht dabei die Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit bei sogenannten „Green Fields“ – jenen kundenspezifischen Datenfeldern, die bislang besonders viel manuelle Nachbearbeitung erforderten, etwa Artikelnummern, Ursprungsländer oder Rabattangaben. TAT und die Kunden arbeiten bereits an den nächsten Schritten, um dieses Potenzial zu heben.

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