Kosten reduziert, Kontrolle gewonnen: IT-Transformation bei KWC Professional zahlt sich aus

Im Zuge eines Carve-outs hat die KWC Group Management AG im Jahr 2024 gemeinsam mit der TIMETOACT GROUP eine tiefgreifende IT-Transformation gestartet. Ziel war es, den Betrieb zu stabilisieren, die IT-Landschaft zukunftsfähig aufzustellen und die Steuerbarkeit signifikant zu verbessern. Im Rahmen der Zusammenarbeit bauten KWC und die TIMETOACT GROUP einen internationalen IT Service Delivery Hub auf, führten ein neues Tool für das IT Service Management (ITSM) ein und optimierten die Lieferantenverträge. Dadurch stärkten sie die Governance, reduzierten die Kosten nachhaltig und erhöhten die digitale Skalierbarkeit des Unternehmens. 

Die KWC Group Management AG (KWC PROFESSIONAL) und die TIMETOACT GROUP GmbH starteten Anfang 2024 eine strategische Partnerschaft. Ausgangspunkt war die Unterstützung bei der Anpassung von SAP-Lizenzverträgen im Rahmen eines Carve-Outs, also der Ausgliederung eines Unternehmensbereichs. Daraus entwickelte sich eine enge Zusammenarbeit in den Bereichen IT-Transformation, Governance und Effizienzsteigerung.

Im Juli 2024 übernahm Dr. Jan Hachenberger, Director Strategy Consulting der TIMETOACT GROUP, interimsmäßig die Rolle des Chief Digital Information Officers (CDIO), um den IT-Betrieb zu stabilisieren und die Trennung der Unternehmenseinheit KWC HOME von KWC Professional zu koordinieren. Eine Analyse deckte dabei Schwächen in Infrastruktur, Applikationen und Verträgen auf. Daraufhin haben KWC und der Interims-CDIO neue Partner eingebunden (u. a. novaCapta GmbH für Service Desk, CSV GmbH für SAP-Support) und eine Roadmap zum Übergang vom Current Mode of Operations (CMO) zum Future Mode of Operations (FMO) entwickelt.

Zur Umsetzung des FMO stellte KWC das IT Service Management neu auf. Zentrale Maßnahme war die Ablösung von ServiceNow durch Xurrent, eingeführt in weniger als zwei Monaten. Dank standardisierter Prozesse, rollenbasierter Dokumentation und systemseitig abgebildeter Zuständigkeiten herrscht seither mehr Transparenz, Effizienz und Steuerbarkeit im Team.

Eine weitere Maßnahme der Zusammenarbeit war die Bereinigung der Vertragslandschaft.  Grundlage hierfür war der Aufbau des ITSDH sowie das Off-Boarding von KWC HOME. Durch Konsolidierung, Right-Sizing und Neuverhandlungen wurden Kostenrisiken reduziert, Preisstabilität erhöht und Kündigungsfristen optimiert. Ergebnis: eine nachhaltige Entlastung der Budgets und strategisch steuerbare Lieferantenbeziehungen.

2025 koordinierte KWC PROFESSIONAL das Off-Boarding von KWC HOME. Dazu gehörte die Trennung von Active Directory, Fileservices, E-Mail und Kollaborationsplattformen. Das Ziel bestand darin, die Datenintegrität und Compliance sicherzustellen sowie eine klare Abgrenzung der Systeme zu schaffen. Dies umfasst die gesamte Applikationslandschaft, darunter unter anderem SAP Public Cloud, SAP SuccessFactors, SAP Concur, ATOSS, Pimcore und PTC Windchill. 

Durch die Zusammenarbeit mit der TIMETOACT GROUP konnte KWC PROFESSIONAL seine IT operativ unabhängig machen und sie deutlich stärker steuern. Gleichzeitig konnte das Unternehmen nachhaltige Einsparpotenziale ausschöpfen und eine technologische Basis für weiteres Wachstum schaffen. 

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