Automatisierte Eingangrechnungsverarbeitung mit JobRouter®

Schnelle Durchlaufzeiten und Ersparnisse im fünfstelligen Bereich durch automatisierten Rechnungsfreigabeprozess in der Buchhaltung.

Die konventionelle Art der Rechnungsfreigabe in der Kreditorenbuchhaltung ist ein komplexer Prozess. Durch die manuelle Verarbeitung verlängern sich nicht nur die Durchlaufzeiten, sondern vor allem gehen monatliche Skonto-Potenziale in beträchtlicher Höhe verloren. Die TIMETOACT GROUP Österreich implementierte daher JobRouter® bei der ISS Austria Holding GmbH und löste damit den manuellen Rechnungsfreigabeprozess durch einen automatisierten Workflow ab. Bereits im ersten Monat nach Einführung der neuen Lösung konnten 11 Prozent der Rechnungen „dunkel“ – also ohne jeglichen manuellen Aufwand – verarbeitet werden.

Herausforderung
  • lange Durchlaufzeiten und verpasste Skontofristen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • potenziell eliminierbare manuelle Aufwände
  • Notwendigkeit an einer Lösung als Schnittstelle zwischen dem Bestell- und Buchhaltungssystem
Lösung:
  • umfassende Digitalisierung und Automatisierung der bisher manuellen Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung
  • Einführung einer zentralen Plattform zur digitalen Verwaltung von Rechnungen
Mehrwert:
  • Nahezu 100-prozentige Skontoausschöpfung
  • Ersparnisse im fünfstelligen Bereich monatlich bereits ab dem ersten Monat
  • Potenzial von 100 Prozent ROI innerhalb von einem Jahr
  • Reduktion der Durchlaufzeiten um mindestens 50%
  • 11 Prozent „dunkel“ verarbeitete Dokumente
Eingesetzte Technologie:

Komplexe Prozesse und lange Durch-laufzeiten

Die ISS ist ein Komplettanbieter für Services rund um Büro- und Industriegebäude sowie Flughäfen und Gesundheitseinrichtungen. Die vielfältigen Tätigkeiten in diesen Bereichen führen zu über 4000 Teil- und Gesamtrechnungen im Monat, die im Rahmen der Rechnungseingangsbearbeitung den einzelnen Bestellungen zugeordnet (Matching) und freigegeben werden müssen. Dieser Prozess war bei der ISS nicht nur sehr komplex, sondern vor allem sehr langwierig, da die Bearbeitung vorwiegend manuell erfolgte. 

Vom Eingang bis zur Zahlung der Rechnungen lagen die Durchlaufzeiten meist bei mehreren Tagen, wodurch die Skonto-Rahmen nur in den seltensten Fällen voll ausgeschöpft werden konnten. So gingen Preisnachlässe im fünfstelligen Wert monatlich verloren. Es wurde daher eine Lösung benötigt, die die Rechnungseingangsbearbeitung durch automatisierte Workflows vereinfacht und beschleunigt.

Prozessautomatisierung durch neue Lösung

Die Kernanforderung im Projekt bestand für die ISS in der Integration einer neuen Lösung als Schnittstelle zwischen dem bestehenden Bestellsystem und dem Buchhaltungssystem. Nur mit einer vollumfänglich integrierten Lösung kann eine möglichst hohe Dunkelverarbeitungsrate erzielt werden, in der eingehende Rechnungen automatisch mit den Bestelldaten abgeglichen und freigegeben werden. Das schließt auch Rechnungen mit ein, die nicht 1:1 mit einer Bestellung übereinstimmen. So soll bei der Kontierung und Freigabe von Rechnungen nicht nur die Buchhaltung bei ihren täglichen Aufgaben entlastet, sondern auch schnellere Durchlaufzeit erzielt werden. Als weitere Anforderung an die Lösung sollte diese in der Lage sein, eine Übersicht der aktuellen Cashflows abzubilden.

JobRouter als On-Premises Lösung

Als Lösung setzte die TIMETOACT GROUP Österreich die JobRouter®-Digitalisierungsplattform als Prozess- und Dokumentensystem ein. MitJobRouter® konnte eine reibungslose on-Premise Lösung – passend zur Infrastruktur-Strategie der ISS – geschaffen werden, die sich in bestehende Applikationen integrieren und auf individuelle Kundenbedürfnisse anpassen lässt.
Neben der Rechnungseingangsprüfung und -freigabe kann sie auch später für andere Geschäftsprozesse, beispielsweise in der HR für On-/Off-Boarding von Mitarbeitern, Reisekostenabrechnung, Flottenmanagement etc., eingesetzt werden.

Die Anforderungen der ISS an die automatische Durchführung des Freigabeprozesses, Verkürzung von Durchlaufzeiten, besserer Ausnützung von Skonti und Erhöhung der Transparenz kann JobRouter® zudem optimal bedienen. Um die Anforderungen erfüllen zu können, wurde in einem ersten Schritt gemeinsam mit der ISS ein neuer Geschäftsprozess für die Kreditorenbuchhaltung definiert, der mit JobRouter® abgebildet werden kann. Aus technischer Sicht bestand die Herausforderung für die Experten der TIMETOACT GROUP Österreich vor allem in der Zusammenführung dreier unterschiedlicher Systeme in der Lösung: Bestellerfassung, Rechnungserfassung und Buchhaltungssystem. Im Rahmen dessen musste auch definiert werden, welche Informationen benötigt und in JobRouter® integriert werden sollten. Dazu zählen u.a. Bestelldaten, Freigabematrix (über welchen Vorgesetzten muss ab welchem Betrag eine manuelle Rechnungsfreigabe erfolgen), Konten, JobTasks (Projektnummern) etc.

Wie jedes andere Unternehmen möchten auch wir unsere Transaktionskosten senken. Daher war es uns sehr wichtig, mit der neuen Lösung eine annähernd 100-prozentige Ausschöpfung der Skonto-Sätze zu erreichen, um Kosten zu sparen und unsere Mitarbeiter zu entlasten.

Mag. Bernd GötzendorferHead of Supply Chain & ProcurementISS

Nicht nur die Entscheidung für JobRouter® als Lösung war richtig, sondern vor allem die Entscheidung für die TIMETOACT GROUP. Besonders die Unterstützung bei der Neugestaltung unseres Geschäftsprozesses hätte nicht besser laufen können.

Mag. Bernd GötzendorferHead of Supply Chain & ProcurementISS

Technische Projektleitung durch die TIMETOACT GROUP Österreich

Das Projekt wurde in drei Hauptphasen unterteilt: Den Projektstart (Phase 1) stellte die Ermittlung und Analyse der Anforderungen, die Konzeptionierung des Projektes, die Schaffung der Grundfunktionalitäten (JobRouter®) bis hin zur Abbildung des angestrebten automatischen Freigabeworkflows und des automatischen Abgleichs (“Matching”) mit Bestellungen dar. Auch kurzfristig aufgekommene zusätzliche Anforderungen wurden in dieser Phase agil berücksichtigt. Weitere Projektschritte sahen eine umfassende Cashflow-Analyse bzw. ein detailliertes Reporting für die KPI-Darstellung vor.

Die technische Projektumsetzung erfolgte größtenteils aufgrund von Covid19 remote und die Leitung übernahm die TIMETOACT GROUP Österreich. Über einen VPN-Zugang wurde das Entwicklungs- und Produktivsystem direkt auf der Infrastruktur des Kunden umgesetzt. So konnte das Projekt ohne persönlichen Kundenkontakt, aber in enger Zusammenarbeit mit der ISS problemlos durchgeführt werden.

In einem agilen Projektmanagement auf Basis von Scrum erfolgten regelmäßige Sprints für gegenseitiges Feedback und Kontrolle des Projektes. Zu Verzögerungen kam es nur vereinzelt und vorwiegend aufgrund von Covid-19.

Dunkelverarbeitung nimmt zu

Phase 1 des Projektes wurde zur vollen Zufriedenheit des Kunden umgesetzt und kleinere Erweiterungen sind bereits in Arbeit. Phase 2 und 3 befinden sich derzeit noch in der Umsetzung.

Ein halbes Jahr nach Projektstart fand im Juni 2021 der GoLive statt und bereits nach einem Monat konnten schon 11 Prozent der Rechnungen dunkelverarbeitet werden. Werden die Potenziale der monatlichen Skonti ausgeschöpft, so ist die ISS bereits innerhalb des ersten Jahres nach Projektabschluss in der Lage, ihre Kosten für die Umsetzung des Produktivsystems wieder auszugleichen.

ISS Facility Services Österreich, ein führendes Unternehmen im Bereich Workplace Experience und Facility Management, schafft Raumlösungen, die zu einer besseren Unternehmensleistung beitragen und das Leben einfacher, produktiver und angenehmer machen – nach hohen Standards geliefert von engagierten Menschen.

Mitarbeiter: ca. 7.000 in Österreich
Standorte: HQ in Wien, 11 weitere Standorte in Österreich sowie eine Niederlassung in Deutschland

Technologie
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JobRouter

JobRouter ist auf die digitale Unternehmenstransformation spezialisiert. Als Hersteller einer Digitalisierungsplattform unterstützt es Kunden aller Unternehmensgrößen. So ermöglicht es JobRouter, Workflows zu optimieren, Daten und Dokumente effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

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