Dank ISO/IEC 19770-1 zertifiziertem Lizenzmanagement reduziert HDI Risiken und spart Kosten

Wer die Qualität und den Reifegrad seines IT Asset Management Systems (ITAMS) nach innen und außen nachweisen möchte, hat seit Anfang 2023 die Möglichkeit sich nach ISO/IEC 19770-1 zertifizieren zu lassen. Als weltweit erste Endanwenderorganisation wurde die HDI AG im Februar 2023 nach ISO/IEC 19770-1 zertifiziert. Mit ihrem effektiven und effizienten ITAM-System erhält die HDI IT umfängliche Transparenz über ihre IT Assets und profitiert von Risikoreduktionen und Kosteneinsparungen. Die TIMETOACT GROUP begleitete den Versicherungskonzern auf dem Weg dorthin, angefangen mit ITAM-Reifegradanalysen, Identifizierung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen bis hin zur Erlangung der Zertifizierung.

Zu Beginn konzentrierte sich das Lizenzmanagement der HDI darauf, die Ergebnisse der Softwarelizenzaudits umzusetzen, aufgedeckte Lizenzlücken zu schließen und erste Verbesseungen im Umgang mit den Lizenzen vorzunehmen. In diesem Zuge führten die Expert:innen der TIMETOACT GROUP erste Analysen des ITAM Systems durch. Ziel war die nachhaltige Verbesserung des IT Asset Managements, die langfristig Optimierung der Kosten und die Reduzierung der Auswirkungen und Häufigkeit von Audits. Mit dieser Umsetzung stieg der Reifegrad des ITAM Systems der HDI und entwickelte sich von einem reaktiven zu einem proaktiven Lizenzmanagement.

Ein wichtiger Bestandteil dieser Veränderung waren regelmäßige Reifegradbewertungen anhand der Norm ISO/IEC 19770-1. So wurde bereits früh der Grundstein für die Zertifizierung gelegt. In Anlehnung an das ISO-Vorgehensmodell „Plan-Do-Check-Act“ waren die Expert:innen der TIMETOACT GROUP gemeinsam mit der HDI für die Verbesserung der Governance verantwortlich.

2022 war die HDI sehr zuversichtlich, was die Qualität ihres ITAM-Systems und der dahinterliegenden Prozesse und Governance anging. Ohne eine weltweit anerkannte Zertifizierung nach ISO/IEC 19770-1 hatte der Versicherungskonzern jedoch keine Möglichkeit, seinen Reifegrad gegenüber internen und externen Stakeholdern offiziell zu testen und zu belegen, was insbesondere für ein Versicherungsunternehmen von enormem Wert ist.

Dr. Jan Hachenberger, Leiter Performance Strategy bei der TIMETOACT GROUP und Mitglied des ITAM-Normenausschusses, informierte die HDI über die Absichten des ITAM Forums, das weltweit erste Zertifizierungssystem nach ISO/IEC 19770-1 zu entwickeln.

Der Zertifizierungsprozess umfasst insgesamt vier Phasen:

Je nach Unternehmen und Reifegrad des ITAM-Systems dauert die Zertifizierung unterschiedlich lang. Da die HDI bereits jahrelang Vorarbeit ge-leistet und ihr ITAM immer an der ISO-Norm ausgerichtet hat, dauerte der Zertifizierungsprozess beim Versicherungskonzern nur wenige Monate.

Die TIMETOACT GROUP begleitet als offizieller ITAM Forum Certification Patron Kunden grundsätzlich bei der Vorbereitung („Readiness“) und beim eigentlichen Zertifizierungsprozess. So fungierten die Expert:innen der TIMETOACT GROUP nicht nur für die HDI als Berater („Trusted Advisor“) und Anwalt, sondern auch gegenüber dem externen Auditor.

Im Februar 2023 erreichte die HDI schließlich als weltweit erstes Endanwenderunternehmen die Zertifizierung  nach ISO/IEC 19770-1. Diese ist nun für einen Zeitraum von drei Jahren gültig, in dem zwei Überwachungsaudits und ggfs. eine Re-Zer-tifizierung erfolgen.

Im Nachgang zur Zertifizierung gewann die HDI in Zusammenarbeit mit der TIMETOACT GROUP den Jury Award und den Overall SAM Project Award bei der SAMS DACH 2023. Damit wurden das beste SAM-Gesamtprojekt sowie die beste Einzellösung in einem SAM-Projekt ausgezeichnet. Die Jury bestand aus ausgewählten SAM-Expert:innen in DACH. Auf Basis dieser guten Zusammenarbeit wird die HDI nun mit der TIMETOACT GROUP als Co-Leitung/Vertretung die ITAM Forum Chapter Germany Leitung übernehmen.

Die HDI möchte sich auch künftig weiter verbessern – gemäß dem Motto „nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung“. Die IT Asset Management Expert:innen der TIMETOACT GROUP unterstützen den Versicherungskonzern weiterhin bei der regelmäßigen Überprüfung und kontinuierlichen Verbesserung des ITAM-Systems.