Lizenzmanagement fest im Griff – Das sollten Sie wissen!

Lizenzmanagement wird heutzutage wohl in jedem Unternehmen mehr oder weniger betrieben. Allerdings gibt es große Unterschiede zwischen einem Lizenzmanagement, das wirklich aktiv erfolgt und einem, welches eine Person notgedrungen nebenher mitbetreut. Dass das Thema nicht nur Relevanz für Compliance hat, sondern auch Kosten und Risiken minimieren kann, zeigt dieser Beitrag.

Das Lizenzmanagement tangiert eine Vielzahl unterschiedlichster Hersteller, Produkte und Umgebungen – ob Workstation, Server, on-premise oder Cloud. Insbesondere auf Servern stellen die korrekte Erfassung und der Abgleich mit den erworbenen Nutzungsrechten Herausforderungen dar. Heutzutage ist eine immer größere Verlagerung von klassischen on-premise Lizenzen hin zu Cloud-basierten Lösungen (Microsoft 365, IBM Cloud Pak, Adobe Cloud, usw.) zu beobachten. Diese Cloud Subscriptions entziehen sich oft dem Lizenzmanagement, da sie nicht im eigenen Rechenzentrum laufen und dort nicht gemonitort werden können. Zugleich ergeben sich aus diesem Trend erhebliche Einsparpotenziale, da Unternehmen die erworbenen Funktionen in teuren Abonnements in der Regel gar nicht umfassend nutzen. Auch auf diesen Umstand lässt es sich zurückführen, dass sich das Lizenzmanagement in den letzten Jahren vermehrt zu einem kaufmännisch sehr relevanten Thema entwickelt hat.

Es wird heute kaum noch ein Unternehmen geben, welches überhaupt kein Lizenzmanagement betreibt. Allein schon aufgrund der stetig steigenden Softwarenutzung und der damit verbundenen Kosten ergibt sich zwangsläufig die Notwendigkeit die Lizenzausgaben zu planen und zu kontrollieren.

Einheitliche Beschaffungsprozesse, meist vom Einkauf gesteuert, versuchen hier Abhilfe zu schaffen. Aber zu oft werden diese in dringlichen Projektphasen umgangen, um schnell handeln zu können. Die spätere Aufarbeitung geht dann meist im Tagesgeschäft unter.

Diese Aufteilung stellt auch sicher, dass alle Unternehmensbereiche am Lizenzmanagement beteiligt sind und mögliche Risiken von unterschiedlichen Standpunkten identifiziert und bewertet werden können. Nicht selten zeigt sich erst bei einem Hersteller-Audit, welche Risiken dem Lizenzmanagement gar nicht bewusst waren. Nur Risiken, welche transparent sind, können auch bewertet werden. Daher stellt ein effektives Lizenzmanagement eine Symbiose aus Prozessen, Verantwortungen, Tool-gestützter Datenaufbereitung und Datenverarbeitung sowie Lizenz- und Produkt-Know-how dar.

Ein*e Lizenzmanager*in nimmt dabei eine zentrale Rolle ein. Je nach Unternehmensgröße und Unternehmensorganisation ist diese mehr im operativen Tagesgeschäft oder in der strategischen und koordinierenden Führung des Lizenzmanagements angesiedelt. In jedem Fall ist die Lizenzmanagerin oder der Lizenzmanager zentrale Ansprechperson im Unternehmen für alle lizenzrelevanten Belange.

Das Lizenzmanagement verfolgt vor allem drei Hauptziele: Den vertragsgemäßen Gebrauch der kommerziellen Softwarenutzung im Unternehmen (Compliance), die Identifizierung und Bewertung von technischen und lizenztechnischen Risiken in der Softwarenutzung (Risiko Management) sowie die effiziente und wirtschaftlich-optimierte Bezug und Einsatz der Software im Unternehmen (optimale Lizenzierung).

Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

• Erhöhung der Transparenz des tatsächlichen Softwareeinsatzes
• Erhöhung der Qualität und Verfügbarkeit von Daten zum Softwareeinsatz
• Korrekte und regelmäßige Bestimmung des Lizenzbedarfs und der Lizenzbilanz
• Auditsichere Verwaltung des effektiven Lizenzbestandes und der Lizenzverträge
• Auditsichere Compliance auf Basis einer automatisierten Lizenzbilanzierung
• Erheblich reduzierter Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung von Audits
• Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Softwareeinsatzes (z. B. durch das Umsetzen von Optimierungspotenzialen)
• Steigerung der Transparenz bezüglich der Softwarekosten in den einzelnen Unternehmensbereichen und Möglichkeit der betriebsinternen Leistungsverrechnung
• Vermeidung unnötiger Lizenzausgaben
• Bewertung von Risiken in der Softwarenutzung (z. B. Patchstände, Versionen) und in der Lizenzierung (z. B. freie oder doch kommerzielle Nutzung)

Eine weitere und aktuell auch viel diskutierte Möglichkeit besteht darin, das Lizenzmanagement „outzusourcen“. Prinzipiell sollen damit zwei Dinge erreicht werden: Zum einen die Minimierung des internen Aufwands im Lizenzmanagement und zum anderen der Bezug externer Lizenzmanagement-Expertise. Natürlich lassen sich auch Teilaspekte extern ausgliedern und das eigentliche Lizenzmanagement bleibt in-house. In jedem Fall ist es wichtig, die Aufgaben klar abzugrenzen und die Schnittstelle zwischen externem Leistungserbringer und internen Ressourcen sauber zu definieren. Dann können Unternehmen in der Tat sehr vom externen Lizenz- und Produkt-Know-how profitieren und den oft erheblichen Aufwand in der kontinuierlichen Pflege und Bereitstellung von lizenz- und auditrelevanten Informationen minimieren. Regelmäßige Jour-Fixe sollten dabei etabliert werden, um stets ein gemeinsames Verständnis der aktuellen Situation zu erhalten und um Themen zu priorisieren.

Diese Vorteile ergeben sich durch ein teil- oder voll outgesourctes Lizenzmanagement:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das heutige Lizenzmanagement eine Vielzahl von Tätigkeiten, Prozessen, Tools und Verantwortlichkeiten umfasst. Es gilt, eine immer komplexere IT-Infrastruktur aus Produkten verschiedener Hersteller auf Workstations, Servern, on-premise, in der Cloud, hybrid oder als Cloud-Apps auditsicher und lizenzoptimiert zu managen. Dem Lizenzmanagement wird eine immer größere Bedeutung zukommen, da der Einsatz von Software weiter zunehmen wird und mittlerweile viele Bereiche, auch außerhalb der klassischen IT und des Rechenzentrums, betrifft.

Durch ein klar strukturiertes Lizenzmanagement und die Unterstützung von externen Spezialisten lassen sich diese Herausforderungen meistern und die drei wichtigsten Ziele des Lizenzmanagements – Compliance, Risiko Management und optimale Lizenzierung – nachhaltig realisieren.