Lizenzbilanz und dann? IT Asset Management konsequent weitergedacht

Lizenz- und IT Asset Management wird immer komplexer – gerade unter den heutigen Gesichtspunkten einer zunehmenden Cloud- und hybriden Nutzung von IT-Ressourcen. Umso bedeutsamer ist es, den Überblick über seine Lizenzen zu behalten und nicht versehentlich in eine Kostenfalle zu tappen. Gang und gäbe ist die Erstellung einer Lizenzbilanz, um Unter- oder Überlizenzierung zu vermeiden. In unserem Vortrag auf der SAMS 2022 appellierten wir dafür, noch einen Schritt weiterzugehen, die richtigen Schlüsse aus dem Ergebnise zu ziehen und IT Asset Management nachhaltig zu optimieren. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Betrachten wir die Fragestellung "Lizenzbilanz und dann?" einmal genauer. Nahezu jedes Unternehmen wird in irgendeiner Weise die gekauften Softwarelizenzen mit den tatsächlichen Softwarenutzungen gegenüberstellen, also eine Lizenzbilanz erstellen.

Schon hier findet eine zunehmende Verlagerung der IT-Nutzung bzw. Bereitstellung weg vom lokalen On Prem-Lösungen und hin zu dezentralen, gehosteten, hybriden oder direkt über die Cloud / Software as a Service (SaaS) konsumierten Anwendungen und IT-Ressourcen statt. Dies hat signifikante Auswirkungen auf beide Seiten einer Lizenzbilanz. Softwareverträge und Lizenzbestände werden nicht mehr nur ausschließlich zentral in der IT oder im Einkauf gepflegt, sondern verlagern sich immer mehr in die Fachbereiche hinein. Ein hier entstehender Bedarf wird direkt und oft ohne Wahrnehmung des eigentlichen Beschaffungsprozesses befriedigt, indem beispielsweise über eigenes Budget, die Reisekosten oder die Kreditkarte des Mitarbeiters „mal schnell“ gekauft wird.

Eine nachhaltige Pflege, Konsolidierung und Planung der IT-Lizenzen und Verträge wird dadurch nahezu unmöglich. Auf der anderen Seite wird es immer schwieriger die eigentliche Softwarenutzung nachzuhalten. Viele Anwendungen werden schlicht nicht mehr von der IT-Abteilung und noch öfter gar nicht im eigenen Rechenzentrum betrieben. Diesen Trend haben Softwareanbieter längst erkannt.

Das IT Asset Management verfolgt grundsätzlich vier Hauptziele:

Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

• Erhöhung der Transparenz des tatsächlichen Softwareeinsatzes
• Erhöhung der Qualität und Verfügbarkeit von Daten zum Softwareeinsatz
• Korrekte und regelmäßige Bestimmung des Lizenzbedarfs und der Lizenzbilanz
• Auditsichere Verwaltung des effektiven Lizenzbestandes und der Lizenzverträge
• Auditsichere Compliance auf Basis einer automatisierten Lizenzbilanzierung
• Erheblich reduzierter Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung von Audits
• Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Softwareeinsatzes (z. B. durch das Umsetzen von Optimierungspotenzialen)
• Steigerung der Transparenz bezüglich der Softwarekosten in den einzelnen Unternehmensbereichen und Möglichkeit der betriebsinternen Leistungsverrechnung
• Vermeidung unnötiger Lizenzausgaben
• Bewertung von Risiken in der Softwarenutzung (z. B. Patchstände, Versionen) und in der Lizenzierung (z. B. freie oder doch kommerzielle Nutzung)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bedeutung von IT Asset Management in einer immer komplexer, dezentraler und hybrider werdenden IT-Welt enorm an Bedeutung gewonnen hat und weiter gewinnen wird. Es gilt IT-Ressourcen verschiedener Hersteller auf Workstations, Servern, on-premise, in der Cloud, hybrid oder als Cloud-Apps planbar, kostenoptimiert und auditsicher zu managen. Des Weiteren wird IT Asset Management nicht mehr isoliert betrachtet, sondern es interagiert und / oder beeinflusst andere Bereiche, wie IT Sourcing, IT Service Management, IT Controlling und letztlich auch die IT-Strategie.

Durch ein klar strukturiertes IT Asset Management, welches in die IT-Strategie des Unternehmens eingebunden ist, und die Unterstützung von externen Spezialisten wie der TIMETOACT lassen sich die Vorteile eines modernen IT Asset Management heben und die vier wichtigsten Ziele – Transparenz schaffen, Kosten senken, Risiken minimieren und Richtung vorgeben – nachhaltig realisieren.